إدارة الطباعة المكتبية والطباعة الآمنة للشركات في الإمارات

الطباعة ما زالت جزءاً من المكتب وما زالت خطراً

في كثير من المكاتب مستندات مطبوعة أقل مما كان قبل عقد، لكن العقود ومذكرات التسليم والفواتير ورسائل الموارد البشرية ما زالت تخرج من جهاز في مكان ما. يسهل تجاهل الطباعة حتى تتسبب في مشكلة: قسيمة راتب متروكة في الدرج، أو ماسح ضوئي توقف عن الإرسال إلى البريد، أو نقص في الحبر يوم زيارة عميل، أو جهاز متعدد الوظائف لم يتلقَّ تحديثاً للبرمجيات الثابتة منذ تركيبه. إدارة الطباعة هي ترتيب ذلك كله: معرفة ما تملك وكم يكلّف ومن يرى المطبوعات وهل الأجهزة آمنة على شبكتك. هذا الدليل عملي ومحايد للعلامات التجارية، ويأتي إلى جانب صفحة خدمات الطباعة المُدارة.

الخطوة 1: جرد الأجهزة التي تملكها فعلاً

اكتب كل طابعة وجهاز متعدد الوظائف وماسح ضوئي، مع الموقع والطراز والعمر واتصال الشبكة ومن يستخدمه وما يدعمه. أضف أعداد الصفحات الشهرية، مفصّلة بين الأبيض والأسود والألوان إن أمكن قراءتها من الجهاز. كثيراً ما تكتشف المكاتب أجهزة مكررة وطابعات لمستخدم واحد في غرف فردية وأجهزة قديمة محتفظ بها لأن أحداً لا يريد اتخاذ القرار. أضف أجهزة الطباعة إلى السجل الوارد في دليل إدارة أصول تقنية المعلومات لتُتابَع كالحواسيب المحمولة والخوادم. وغالباً يشير الجرد إلى أسطول أصغر من أجهزة أحسن توزيعاً.

الخطوة 2: افهم أين تكمن الكلفة

نادراً ما يكون سعر شراء الطابعة أكبر كلفتها خلال عمرها. يتراكم الحبر أو التونر وزيارات الصيانة والورق والكهرباء ووقت الموظفين في معالجة الانحشار وملاحقة المستلزمات. اطلب تفصيلاً واضحاً لكل منها، وقارن الخيارات خلال فترة العقد كاملة لا الفاتورة الأولى. وإن كنت تشتري أجهزة جديدة فأسئلة قائمة فحص شراء العتاد (بالإنجليزية) تنطبق، ومنها الضمان وشروط الدعم وما يحدث عند نهاية المدة. لا نذكر أسعاراً في الأدلة لأنها تعتمد على الأحجام والطرازات، فاطلب من الموردين عروضاً مفصلة.

الخطوة 3: اضبط إعدادات افتراضية تقلل الهدر

أرخص وفر هو تغيير ما يحدث عند الضغط على زر الطباعة. من الإعدادات الافتراضية المعقولة:

• الطباعة على الوجهين كخيار أساسي.
• الأبيض والأسود افتراضياً، والألوان للفرق أو المهام التي تحتاجها.
• الاحتجاز ثم التحرير، فلا تُطبع المهمة إلا حين يكون الشخص عند الجهاز.
• حدود معقولة أو موافقة للمهام الكبيرة.

يستطيع المستخدمون تجاوز الإعدادات عند وجود سبب. اشرح التغيير في مذكرة قصيرة ليُفهم أنه سياسة لا عطل.

الخطوة 4: احمِ المطبوعات الحساسة بالطباعة الآمنة

الطباعة الآمنة، وتسمى أيضاً الطباعة التابعة أو الطباعة بالسحب، تُبقي المهمة على خادم أو في السحابة حتى يُعرّف المرسل نفسه عند جهاز ببطاقة أو رمز سري أو تسجيل دخول. وهذا يمنع بقاء صفحات سرية في درج مشترك ويحذف المهام غير المستلمة تلقائياً. وهي مهمة خصوصاً للموارد البشرية والمالية والشؤون القانونية والإدارة، وللطوابق المشتركة حيث تستخدم عدة إدارات الجهاز نفسه. كما تدعم قواعد التعامل مع البيانات في نظام التصنيف لديك. تقدّم Microsoft خدمة طباعة سحابية هي Universal Print، ولدى كثير من موردي الطباعة حلول خاصة بهم. تختلف الميزات والتراخيص، فتحقق من الشروط الحالية والتوافق مع أجهزتك.

الخطوة 5: اجعل المسح إلى البريد وإلى المجلد موثوقاً

المسح الضوئي مصدر متكرر للتذاكر. يعتمد المسح إلى البريد على السماح للجهاز بإرسال البريد عبر خدمتك، وقد غيّر Microsoft 365 طريقة قبوله للبريد من الأجهزة والتطبيقات على مر السنين. تُوقف طرق تسجيل الدخول الأقدم، فقد يتوقف إعداد عمل لسنوات دون إنذار. من الخيارات صندوق بريد مخصص بمصادقة حديثة حيث يدعمها الجهاز، أو موصل يُهيَّأ لمؤسستك. ويعتمد المسح إلى مجلد على موقع مشترك وبيانات اعتماد، وهذه نقطة ضعف أمنية إذا كان لحساب واحد وصول واسع. والنمط الأفضل إرسال المسح إلى OneDrive الخاص بالمستخدم أو مكتبة SharePoint خاضعة للرقابة، وفق دليل SharePoint. اطلب من مزوّد تقنية المعلومات تأكيد الطريقة المدعومة حالياً بدل نسخ إعداد قديم.

الخطوة 6: أمّن الأجهزة نفسها

الجهاز المتعدد الوظائف المتصل بالشبكة حاسوب صغير على شبكتك. تعامل معه على هذا الأساس:

• غيّر كلمات مرور الإدارة الافتراضية واحفظها في مدير كلمات المرور.
• طبّق تحديثات البرمجيات الثابتة، وأدرج الطابعات في روتين التحديثات لديك.
• عطّل الخدمات التي لا تستخدمها، مثل البروتوكولات الأقدم والإدارة عن بُعد غير المستخدمة.
• ضع الطابعات في قطاع شبكة مناسب وقيّد من يصل إلى صفحات إدارتها.
• تحقق هل يخزّن الجهاز مستندات أو سجل مسح، وهل يمكن تشفير التخزين.

نادراً ما تشغّل الطابعات حماية للأجهزة الطرفية، لذا تهم ضوابط الشبكة. يساعد جدار الحماية والتقسيم المعقول، كما في دليل شبكات المواقع المتعددة (بالإنجليزية).

الخطوة 7: خطط لنهاية العمر

تحتوي طابعات وآلات تصوير كثيرة على قرص تخزين قد يحمل نسخاً من المهام والمسوحات الأخيرة. عند انتهاء الإيجار أو استبدال جهاز، اسأل المورد كيف يُمسح القرص أو يُزال، واطلب العملية كتابةً. وسجّل الجهاز وطريقة التخلص منه في سجل الأصول. وإن كانت بيانات شخصية معنية فراجع التزاماتك بموجب قانون حماية البيانات في الإمارات، واطلب المشورة عند الشك؛ هذا الدليل ليس استشارة قانونية.

الخطوة 8: قرر من يديرها

تستطيع المكاتب الصغيرة إدارة بضع طابعات داخلياً. أما الأكبر والمجموعات متعددة المواقع فتجد غالباً أن الترتيب المُدار يوفر وقت الموظفين لأن المستلزمات والأعطال والتقارير عند مزوّد واحد. وأياً كان خيارك فاطلب تقارير استخدام حسب الجهاز والإدارة، ومساراً واضحاً للإبلاغ عن الأعطال، وعملية معلنة للمستلزمات. وتساعدك أسئلة قائمة فحص عقد الصيانة السنوية على التحقق مما هو مشمول.

من أين تبدأ

نفّذ جرد الأجهزة، وفعّل الوجهين والأبيض والأسود افتراضياً، واختبر مسار المسح إلى البريد، وغيّر أي كلمات مرور إدارة افتراضية. ثم قرر هل الطباعة الآمنة مبررة لإداراتك الحساسة. يشمل فحص صحة تقنية المعلومات المجاني أجهزة الشبكة، وتتوفر خدمة الطباعة المُدارة إن فضّلت تسليم الروتين. تدعم ميسان جلوبال المؤسسات في الإمارات منذ عام 2004 من مقرها الرئيسي في المجاز بالشارقة.