حوكمة Microsoft Teams وتنظيف الفرق المتراكمة: دليل للإمارات

لماذا تتجاوز Teams خطتها

يسهل البدء في Microsoft Teams ويصعب إبقاؤه منظماً. يستطيع أي شخص إنشاء فريق في ثوانٍ، ويأتي مع كل فريق مجموعة Microsoft 365 وموقع SharePoint لملفاته وصندوق بريد وتقويم مشتركان وقائمة أعضاء. اضرب ذلك في المشاريع والإدارات والعملاء والتجارب حسنة النية، وقد تجد شركة متوسطة الحجم لديها فرقاً أكثر بكثير من مجموعات العمل الفعلية. والنتيجة مألوفة: لا يجد الناس المكان الصحيح، والملفات مبعثرة، ومتعاقدون سابقون لا يزال وصولهم قائماً، ولا أحد يعرف من المسؤول عن ماذا. يعرض هذا الدليل الحوكمة التي تمنع ذلك، وطريقة معقولة لترتيب الموجود.

ما الذي على المحك فعلاً

التكاثر ليس مجرد فوضى، بل مسألة تعامل مع البيانات. يحمل كل فريق مستندات وسجل محادثات وأعضاء. وإذا انقطعت الملكية فلا أحد يراجع من في الفريق، وهل ما زال الضيوف بحاجة إلى الوصول، وهل الملفات الحساسة مشاركة على نطاق أوسع من اللازم. وهذا مهم لسرية العملاء ولواجبات حماية البيانات الواردة في دليل أساسيات قانون حماية البيانات الشخصية. ويؤثر كذلك في كلفة بيئتك ووضوحها حين يتراكم المحتوى في أماكن لا ينظر إليها أحد.

المبدأ 1: لكل فريق مالكان

الفريق ذو المالك الواحد يصبح بلا مالك يوم يغادر ذلك الشخص أو يتغير دوره. اشترط مالكين اثنين على الأقل، ويُفضّل أن يكونا في القسم الذي يستخدم الفريق لا في تقنية المعلومات وحدها. يوافق المالكون على الأعضاء الجدد ويراجعون الضيوف ويقررون متى ينتهي الفريق. اربط ذلك بـقائمة فحص الانضمام والمغادرة لتُعاد إسناد ملكية المغادر ضمن العملية بدل اكتشافها بعد أشهر.

المبدأ 2: تسمية يستطيع الناس اتباعها

نمط قصير ومتوقع يجعل الفرق قابلة للبحث ويُظهر الغرض من النظرة الأولى. مثلاً بادئة للنوع (إدارة، مشروع، عميل، لجنة) يتبعها اسم واضح. اجعله بسيطاً بما يكفي ليستخدمه الموظفون دون دليل. حدّد أنواع الفرق الموجودة وغرض كل نوع، واكتب صفحة واحدة تشرحها. يدعم Microsoft 365 سياسات تسمية للمجموعات، وتختلف إعدادات المؤسسات، فتحقق مما تتيحه بيئتك وراجع التراخيص الحالية.

المبدأ 3: كن متعمداً في القنوات

تشارك القنوات القياسية موقع SharePoint الخاص بالفريق وصلاحياته. أما القنوات الخاصة والمشتركة فلها عضوية خاصة بها، وعملياً تخزين ووصول منفصلان، وقد يفاجئ ذلك الناس في مراجعة لاحقة. استخدم القنوات القياسية افتراضياً والخاصة فقط حيث تحتاج مجموعة فرعية فعلاً إلى السرية، كمسار مالي داخل مشروع أوسع. أبقِ عدد القنوات في الفريق قليلاً وامنح كل قناة غرضاً واضحاً، وإلا تفتتت المحادثات ولم يتابعها أحد.

المبدأ 4: تحكّم في الضيوف والمشاركة الخارجية

تسهّل Teams ضم العملاء والموردين والاستشاريين إلى المحادثة، وهذا مفيد وهو أيضاً النقطة التي يضيع فيها التحكم غالباً. قرر من يجوز له دعوة الضيوف، وأي النطاقات مقبولة، وكم مرة تُراجع قوائم الضيوف. أزل الضيوف حين ينتهي التعاقد. واجمع ذلك مع حمايات تسجيل الدخول في دليل طرح المصادقة متعددة العوامل وإعدادات المشاركة في خط الأساس الأمني لـ Microsoft 365. وحيث يحمل الفريق مواد شديدة الحساسية فكّر في وضع تسمية عليه كما في دليل تصنيف البيانات.

المبدأ 5: امنح كل فريق تاريخ انتهاء

معظم التكاثر ينشأ من فرق كانت مفيدة يوماً. قرر دورة الحياة مسبقاً: تُغلق فرق المشاريع بانتهاء المشروع، وتُراجع الفرق طويلة العمر في دورة منتظمة. يقدّم Microsoft 365 سياسات انتهاء صلاحية للمجموعات تدعو المالكين إلى التجديد أو ترك الفريق ينتهي، ويمكن أرشفة الفرق لإبقاء المحتوى للقراءة فقط. ولكل منهما شروط، منها مهل الاسترداد والتراخيص، فتحقق من الشروط الحالية قبل الاعتماد عليهما، واتفق على قاعدة احتفاظ مع جهة الشؤون القانونية أو الامتثال أولاً. هذا الدليل ليس استشارة قانونية.

تنظيف ما لديك

لا تبدأ بالحذف. النهج المرحلي أكثر أماناً:

1. استخرج قائمة بكل الفرق مع عدد المالكين والأعضاء والضيوف وتاريخ الإنشاء وآخر نشاط. يستطيع مزوّد تقنية المعلومات إنشاءها.
2. صنّفها: نشطة وسليمة، ونشطة بلا مالك، وغير نشطة، ومكررة أو شبه مكررة.
3. عيّن مالكين للفرق النشطة التي بلا مالك وما زالت مهمة، عبر رؤساء الأقسام.
4. تواصل مع مالكي الفرق غير النشطة بتاريخ واضح تُؤرشف بعده الفرق إن لم يعترض أحد.
5. أرشف أولاً واحذف لاحقاً. احتفظ بالفرق المؤرشفة فترة متفقاً عليها قبل الإزالة النهائية، وتحقق من قواعد الاحتفاظ.
6. ادمج المكررات بنقل الملفات بدل تركها في مكانين.
7. انشر قواعد التسمية ودورة الحياة حتى لا تحتاج عملية التنظيف إلى تكرار.

الملفات تعيش في SharePoint، فالتنظيف أيضاً تمرين في بنية الملفات. يشرح دليل SharePoint Online كيف تتكامل المواقع والمكتبات والصلاحيات، وتبيّن صفحة شريك SharePoint (بالإنجليزية) كيف تساعد ميسان.

ورقة حوكمة مختصرة للاعتماد

• من يجوز له إنشاء الفرق ولأي أغراض.
• نمط التسمية وأنواع الفرق.
• الحد الأدنى مالكان، ومسؤوليات المالكين.
• قواعد الضيوف: من يدعو، وأي النطاقات، وتكرار المراجعة.
• قواعد القنوات الخاصة.
• دورة الحياة: دورة المراجعة وخطوات الأرشفة والحذف والاحتفاظ.

من أين تبدأ

اختر مقياساً واحداً، مثل عدد الفرق التي لها أقل من مالكين، وأصلحه أولاً. ثم اتفق على قواعد التسمية ودورة الحياة ونفّذ التنظيف المرحلي. وإن أردت دعماً فتشمل خدمات تقنية المعلومات المُدارة من ميسان جلوبال إدارة Microsoft 365، ويراجع فحص صحة تقنية المعلومات المجاني إعدادات المشاركة والوصول. ندعم المؤسسات في الإمارات منذ عام 2004 من مقرنا الرئيسي في المجاز بالشارقة.