تقنية المعلومات للعيادات والمراكز الطبية في الإمارات

لماذا العيادة الصغيرة ليست مستشفى صغيراً

تحتفظ العيادة أو المركز الطبي بالنوع نفسه من المعلومات الذي يحتفظ به المستشفى: الأسماء وبيانات التواصل والتاريخ المرضي والنتائج. لكنها تفعل ذلك عادةً بمسؤول إداري أو اثنين ومكتب استقبال ودون موظفين متخصصين في تقنية المعلومات. المخاطر هي نفسها لكن هامش الخطأ أضيق. وإذا كنت تدير منشأة أكبر للمرضى المقيمين، فاقرأ دليل تقنية المعلومات للمستشفيات (بالإنجليزية) بدلاً من هذا. هذا الدليل مخصص للعيادات والمجمعات الطبية ومراكز الأسنان والتخصصات ووحدات التشخيص. وتجد عرض الخدمة في صفحة تقنية المعلومات للرعاية الصحية (بالإنجليزية).

1. سرية بيانات المرضى

ابدأ بمعرفة أين توجد معلومات المرضى: نظام العيادة، والمستندات الممسوحة ضوئياً، ومرفقات البريد، والمجلدات المشتركة، ومجموعات WhatsApp، وهواتف الموظفين. ومعظم التسريبات تأتي من الأماكن غير الرسمية لا من النظام الرئيسي.

• حدد مكاناً واحداً معتمداً لمستندات المرضى وطريقة واحدة معتمدة لإرسالها.
• أبقِ بيانات المرضى خارج البريد الشخصي وتطبيقات المراسلة الشخصية.
• ضع الشاشات والطابعات بحيث لا تراها مناطق الانتظار، واقفل الشاشات حين يبتعد الموظفون.

تختلف قواعد البيانات الصحية بحسب الإمارة ونوع المنشأة. تأكد مما ينطبق عليك لدى الجهة المعنية ومن مستشار قانوني. وتدعم تقنية المعلومات هذه القرارات عبر ضبط الوصول والتسجيل والنسخ الاحتياطي. ويشرح دليل PDPL (بالإنجليزية) مبادئ حماية البيانات العامة.

2. ضبط الوصول: الأشخاص المناسبون والسجلات المناسبة

ينبغي أن يكون لكل شخص اسم دخول خاص به. فالحسابات المشتركة للاستقبال أو الأطباء تجعل من المستحيل معرفة من فتح سجلاً.

• امنح كل دور الوصول الذي يحتاجه: فالاستقبال والتمريض والأطباء والفوترة لا يحتاجون إلى العرض نفسه.
• استخدم المصادقة متعددة العوامل على البريد وعلى أي وصول عن بعد. ويغطي دليل تفعيل المصادقة متعددة العوامل مدخلاً تدريجياً لذلك.
• افصل حسابات المسؤولين عن حسابات العمل اليومي.
• تأكد من أن نظام العيادة يسجل من اطلع على سجل أو غيّره، واعرف من يستطيع استرجاع هذا التاريخ.

3. نسخ احتياطية استعدتَها فعلاً

النسخة الاحتياطية التي لم تُستعَد قط أمل لا ضابط. وبيانات العيادة يصعب إعادة إنشائها، والنظام المقفل أو التالف يوقف المواعيد والفوترة والنتائج.

• انسخ احتياطياً قاعدة بيانات نظام العيادة ومخزن المستندات ومشاركات الملفات وبريد Microsoft 365 وملفاته.
• احتفظ بنسخة واحدة على الأقل بعيداً عن شبكة العيادة، حتى لا تصل إليها برمجيات الفدية.
• اختبر الاستعادة وفق جدول، ودوّن ما تعلمته. وتبين قائمة التحقق من اختبار استعادة النسخ الاحتياطي (بالإنجليزية) الطريقة.
• اسأل مورّد برنامج العيادة بدقة عما تغطيه نسخه الاحتياطية الخاصة وما لا تغطيه.

4. إجراء للتوقف مكتوب على الورق

ستتعطل الأنظمة أحياناً. والمهم هو هل يعرف الموظفون ما يفعلون. ينبغي أن يغطي إجراء التوقف في صفحة واحدة، مطبوعاً ومحفوظاً في الاستقبال، كيفية تسجيل المرضى على الورق، وكيفية تسجيل الأدوية والملاحظات، ومن يُتصل به، وكيف تُدخل المعلومات بعد ذلك. تدرّب عليه مرة في السنة ليصبح مألوفاً. وأضف بيانات التواصل مع مورّد برنامج العيادة ومزوّد الإنترنت ودعم تقنية المعلومات.

وفكّر أيضاً في الطاقة والاتصال: UPS صغير للخادم ومعدات الشبكة، واتصال إنترنت ثانٍ أو تحويل عبر الشبكة المحمولة للعيادات التي تعتمد على أنظمة سحابية. وتفيد قائمة التحقق للساعة الأولى من الحادث (بالإنجليزية) رفيقاً مفيداً.

5. الأجهزة الطبية وWi-Fi الضيوف على شبكات منفصلة

تعمل المعدات الطبية والتشخيصية غالباً ببرمجيات قديمة لا يمكن تحديثها بحرية. ولا ينبغي أن تشارك شبكةً مع حواسيب الاستقبال أو هواتف الموظفين أو المرضى. والشبكات المنفصلة تمنع مشكلة واحدة من الانتشار.

• ضع الأجهزة السريرية في قطاع شبكة خاص بها، ولا تسمح إلا بالاتصالات التي تحتاجها.
• امنح المرضى والزوار شبكة ضيوف لا طريق لها إلى الأنظمة الداخلية.
• أبقِ أجهزة الموظفين على شبكة ثالثة، مع إتاحة نظام العيادة من الأماكن التي ينبغي فقط.
• احتفظ بقائمة بكل جهاز ومورّده ومن يدعمه. واسأل الموردين كيف تتم الصيانة عن بعد وهل يمكن إيقافها عند عدم الحاجة.

ويجعل جدار ناري مضبوط ضبطاً صحيحاً ذلك عملياً. ويشرح دليل شراء الجدار الناري ما ينبغي البحث عنه. وللخيارات راجع أيضاً صفحة حلول الجدران النارية.

6. الوصول عن بعد للأطباء والإداريين

يحتاج الاستشاريون الزائرون والإداريون غالباً إلى الوصول خارج ساعات الدوام. تجنب إتاحة نظام العيادة مباشرة على الإنترنت. استخدم طريقة وصول عن بعد آمنة بمصادقة متعددة العوامل، واقصرها على أشخاص بأسمائهم، وراجع من يملكها كل بضعة أشهر. وحيث يستخدم الموظفون أجهزة شخصية، فاقصرها على التطبيقات المعتمدة وامنع حفظ ملفات المرضى محلياً. راجع دليل العمل عن بعد والهجين (بالإنجليزية).

7. أمان البريد الإلكتروني

ينقل البريد النتائج والإحالات واستفسارات التأمين والفواتير، فهو طريق شائع للتصيّد واحتيال الدفع. فعّل المصادقة متعددة العوامل، وأعدّ SPF وDKIM وDMARC لنطاق العيادة، وصفِّ المرفقات، وعلّم الموظفين التحقق من الطلبات غير المعتادة بالهاتف. ويتوسع دليل أمان البريد (بالإنجليزية) في ذلك أكثر.

8. الملتحقون والمغادرون والأطباء المؤقتون

تشهد العيادات دوراناً كبيراً وكثيراً من الممارسين الزائرين. أنشئ الحسابات حين يبدأ الشخص، وحدد تاريخ انتهاء للأطباء المؤقتين، وأزل الوصول في اليوم الذي يغادر فيه أي شخص، بما فيه البريد ونظام العيادة والوصول عن بعد. واستلم الحواسيب المحمولة والهواتف وبطاقات الدخول. ويمكن تكييف قائمة التحقق للانضمام والمغادرة لهذا الغرض.

من أين تبدأ

مراجعة ما لديك هي أسرع خطوة أولى. يفحص فحص صحة تقنية المعلومات المجاني النسخ الاحتياطي والوصول وأمان البريد وتصميم الشبكة. وتدعم ميسان جلوبال المؤسسات في الإمارات منذ عام 2004 من مقرها الرئيسي في المجاز بالشارقة.